La « note explicative de synthèse » accompagnant la convocation des membres du Conseil Municipal doit être suffisamment détaillée pour permettre aux élus de disposer de « l’information nécessaire »

L’article L 2121-12 du Code Général des Collectivités Territoriales dispose que « dans les communes de 3.500 habitants et plus, une {note explicative de synthèse sur les affaires soumises à la délibération doit être adressée avec la convocation aux membres du Conseil Municipal »} .

Cette note explicative de synthèse ou les documents qui en tiennent lieu (un ordre du jour suffisamment précis et détaillé par exemple), doivent être joints à la convocation à défaut de quoi les délibérations adoptées sont nulles pour irrégularité de la procédure : C.E. 30 avril 1997

Commune de Sérignan [On peut noter que la Loi n’impose pas strictement aux collectivités d’adresser aux élus les projets de délibération eux-mêmes ce qui peut paraître étonnant]].

En dépit des termes de la Loi, la municipalité ne semble pas nécessairement tenue à un exercice de « synthèse » stricto sensu, et elle pourrait suppléer à la note explicative de synthèse par la transmission de l’ensemble des documents, notamment du budget, pour le vote du budget :
[C.E. 30 avril 1997 Commune de Fontenay le Fleury [Jugé également concernant des éléments figurants dans le P.V. de la précédente séance, annexé à la convocation avec la note de synthèse : « le défaut de cette note explicative de synthèse ou l’insuffisance de ses énonciations entache d’irrégularité les délibérations prises à moins que le maire n’ait fait parvenir aux conseillers municipaux en même temps que la convocation des documents leur permettant de disposer d’une information répondant aux exigences de l’article L. 2121-12 précité du code général des collectivités territoriales » : [C.A.A. Douai, 25 mai 2004 Commune d’Hersin Coupigny ]] .

Ceci étant, on ne s’étonnera pas du fait que ce n’est pas généralement la pléthore d’éléments transmis sans synthèse qui pose difficulté aux élus minoritaires mais plutôt, et au contraire, le risque d’insuffisance, d’absence, de carence des éléments d’informations utiles : au minimum donc, cette note explicative de synthèse doit être assortie d’explications suffisantes et d’éléments suffisamment détaillés pour permettre aux élus de se prononcer :

• s’agissant de voter le budget, une note de synthèse qui ne comporte que le total des dépenses et recettes de la section d’investissement et de fonctionnement est insuffisante CE. 12 Juillet 1995, Commune de Simiane-Collongue. La procédure d’adoption du budget est nulle lorsque le débat d’orientation budgétaire s’est déroulé sans la note explicative de synthèse relatives aux orientations générales : T.A. Lyon, 9 décembre 2004, No 0200825
• s’agissant de convoquer à une réunion du Conseil Municipal qui devait décider d’attribuer des subventions aux associations et en fixer le montant, la Cour Administrative d’Appel de Bordeaux a pu juger qu’un tableau assorti d’aucune explication sur la détermination des sommes attribuées, des modalités de répartition, ne peut tenir lieu de « note explicative de synthèse », et que la délibération a été adoptée dans des conditions irrégulières [Cour Administrative d’Appel de Bordeaux, 27 avril 2004, Semaine Juridique Administration et Collectivités territoriales, 2004, No 1473]].
• s’agissant d’approuver une ZAC, un exposé des motifs, qui, pour l’essentiel, ne ferait que retracer la chronologie de la procédure, ne saurait tenir lieu, vu l’objet des questions soumises à délibération, de « note explicative de synthèse » [T.A. Nancy 23 janvier 1996.
• s’agissant de modifier le plan d’occupation des sols, serait insuffisante une note explicative de synthèse consistant dans la reproduction du projet de délibération qu’il s’agissait d’approuver renvoyant à une note d’information se bornant à indiquer que cette modification ne constituait qu’ une étape intermédiaire permettant à la commune de disposer d’un outil pour gérer l’urbanisme au quotidien alors qu’aucune indication n’était donnée sur le contenu même de la modification envisagée : Cour Administrative d’Appel de Lyon, 17 novembre 2005, Commune de Ferney-Voltaire

La note explicative de synthèse doit être remise dans les délais prévus de la convocation, et en cas d’urgence, le délai d’un jour franc s’applique à la remise de celle-ci, de telle sorte qu’une note explicative de synthèse qui ne serait remise qu’au jour de la séance serait tardive, et la délibération serait nulle C.E. 14 décembre 2001 Etienne T..

Il est a souligner que le droit des conseillers municipaux à une information complémentaire en cours de séance a également été consacré par le Conseil d’Etat qui a jugé que l’article L 2121-13 du Code Général des Collectivités Territoriales implique qu’à l’occasion d’une délibération de leur assemblée, les conseillers doivent pouvoir consulter les pièces et documents nécessaires à leur information sur l’affaire faisant l’objet de la délibération, tels notamment les documents financiers annexés aux projets de convention soumis à la délibération : C.E. 23 avril 1997, Ville de Caen/ P.[Dans le même sens, annulant pour procédure irrégulière la délibération prise par le Conseil Municipal alors que le Maire a refusé aux élus l’accès aux rapports et documents visés dans le projet de délibération : [Cour Administrative d’Appel de Paris, Commune de CHATENAY MALABRY, 30 juin 2005 ; annulant une délibération en raison du refus de communiciation aux élus des « projets et documents préparatoires » C.E. 29 Juin 1990, Commune de Guitrancourt ]].

Des textes particuliers peuvent en outre imposer une modalité d’information spécifique et complémentaire, en précisant de façon détaillée les éléments ou le contenu de cette information. Ainsi concernant l’information du Conseil Municipal sur la procédure de passation de certains marchés publics, l’article 79 du Code des Marchés publics (anciennement 75) oblige la personne responsable du marché à un « rapport de présentation » qui vient en complément de la « note explicative de synthèse » adressée aux élus, sauf à en incorporer tous les éléments dans celle-ci : en ce sens : Rép. Min. Sénat, J.O. 10 février 2005 [ outre ce qui concerne leur droit spécifique de consulter les documents qui font l’objet d’une délibération, les élus disposent par ailleurs, et au même titre que tous les citoyens, du droit et de la liberté fondamentale, de consultation et de copie des documents administratifs communicables dans les conditions, formes, délais et procédures du droit commun (réponse ministérielle en fichier pdf ci-contre ; [voir également fiche pratique No 11); interrogée par un journaliste de la Gazette des Communes, la Commission d’Accès aux Documents Administratifs confirme sans donner de données chiffrées, que « de nombreuses demandes émanent des élus des collectivités territoriales » : Gazette des Communes, No 15/1833 10 avril 2006, page 65 ; plus généralement, sur les documents communicables des collectivités territoriales communicables voir la fiche pratique No 77, sur les entraves au mandat d’élu local, voir la fiche pratique No 155 ]].