Lorsqu’une administration utilise un traitement de textes d’usage courant, elle doit pouvoir a priori transmettre le fichier ainsi créé, qui pourra être lu par un programme identique ou compatible [hors ce qui concerne la gratuité du mail, le prix facturé au demandeur au titre de la reproduction des documents sollicités (photocopies, DVD, photos, etc ..) est normalement fixé par un règlement de chaque administration et ne doit pas dépasser le coût du service sans excéder 1,83 €uros pour une disquette, 2,75 €uros pour un cédérom : [arrêté du 1er Ministre en date du 1er octobre 2001 ]].

Mais plus largement, se pose la question de la transmission des fichiers sous un format universel susceptible d’être lu par tous les destinataires : voir avis CADA, ville de Marseille, février 2001 en fichier pdf ci-contre .

Le format « pdf » est un format de fichiers informatisés qui est susceptible d’être lu par tous les ordinateurs du marché en téléchargeant un programme gratuit comme « Acrobat Reader ». Les administrations peuvent donc généralement lire, et partager, comme tout un chacun, tous les fichiers PDF qui leur sont transmis.

Par ailleurs, pour créer elle-même un fichier au format PDF, une administration doit disposer d’un programme permettant cette création. Le programme créé un fichier PDF à partir de la fonction « imprimer » de n’importe quelle application bureautique.

Il crée également des fichiers PDF à partir de scanners, d’usage courant, de prix également très modiques.

Compte tenu du coût très faible de ces programmes de création de fichiers PDF (moins de 100 €uros), toute mairie, toute administration disposant d’une messagerie électronique et donc, a priori, d’un système informatique, le plus rudimentaire soit-il, doit logiquement pouvoir créer ces fichiers au format PDF permettant la numérisation simple et la communication de la totalité des documents administratifs de formats usuels A4 aux administrés qui font la demande de ce type de documents [Le leader dans ce format est « Adobe ». Certains des programmes de création de fichiers PDF sont particulièrement économiques : Voir par exemple par [correspondance.Certains sont gratuits : voir par exemple PDF Factory et Openoffice ]].

Certains appareils fax, et certains photocopieurs peuvent également créer et diffuser par mails des fichiers au format PDF.

Ces appareils peuvent être particulièrement puissants et réaliser les fichiers PDF avec la même rapidité et facilité qu’elles réaliseraient un ensemble de photocopies.

Dès lors, la question qui se pose est de savoir dans quelle mesure une administration, une collectivité territoriale, pourrait prétendre aujourd’hui n’être pas en situation de pouvoir diffuser à un administré qui en fait la demande, des documents dont la communication est pourtant devenue, grâce à ces nouvelles technologies, si simple et si économe en temps, comme en investissement ?

On comprend en effet assez mal que des mairies, qui pouvaient jadis invoquer la lourdeur des tâches de reproduction des documents, puissent continuer à prétexter ce même motif pour refuser toujours l’accès des citoyens à l’information communicable, alors que la reproduction s’est considérablement simplifiée du fait de ces nouvelles technologies.

Ce sera une des tâches essentielles des nouveaux « responsables de l’accès aux documents administratifs » prévus par les articles 42 et suivants du Décret No 05-1755 du 30 décembre 2005 que de faire la transparence dans l’accès aux fichiers numérisés.

Enfin, il est à souligner que dans un avis du 21 juillet 2005, la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA) considère que rien n’interdit au demandeur de réaliser lui-même sur place sa propre reproduction à l’aide d’un appareil de photographie. La solution serait manifestement identique avec un scanner portable ainsi que le confirme une réponse ministérielle publiée le 12 janvier 2006 (copie pdf ci-contre).