L’audit local : les pièces justificatives des dépenses et de leur caractère exécutoire

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Le contrôle des contributions et des dépenses publiques appartient à chacun conformément à la Déclaration des Droits de l’Homme et du Citoyen du 24 août 1789 qui pose ce droit de la manière la plus formelle en son article 14 : « Tous les Citoyens ont le droit de constater, par eux-mêmes ou par leurs représentants, la nécessité de la contribution publique, de la consentir librement d’en suivre l’emploi, et d’en déterminer la quotité, l’assiette, le recouvrement et la durée. » [voir sur l’audit citoyen relatif à la passation des marchés et à la mise en concurrence, la [fiche pratique No 217 ]]

Dans les Communes, l’organe délibérant, donc le Conseil Municipal, assure le contrôle de la gestion de l’ordonnateur, et donc du maire[L’article 59 du décret [décret du 29 décembre 1962 dispose :
« Le contrôle de la gestion des ordonnateurs est assuré, selon les règles propres à chaque organisme public, par (..)les organes délibérants qualifiés, les corps et commissions de contrôle compétents et le ministre des finances » ]].

L’article D 1617-19 du CGCT dispose dans sa rédaction issue du Décret n°2003-301 du 2 avril 2003 :
« Avant de procéder au paiement d’une dépense (..) les comptables des communes, des départements, des régions et de leurs établissements publics,(..) ne doivent exiger que les pièces justificatives prévues pour la dépense correspondante dans la liste définie à l’annexe I du présent code (a) et établie conformément à celle-ci. »
(voir fichier pdf ci-contre)[voir Décret du 25 mars 2007 créant un article [D 1617-23 du CGCT ]].

L’instruction du 2 juillet 2003 fait un résumé succinct
des vérifications faites par le comptable public et des pièces nécessaires en application du Décret du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique. Elle précise notamment en son paragraphe 2.2.2. que


« le caractère exécutoire d’un acte est :

  • attesté par l’acte lui-même, dès lors que celui-ci comporte sa date de publication ou de notification et, le cas échéant, sa date de réception par le représentant de l’Etat,
  • établi :

· soit par une attestation revêtue de la signature de l’ordonnateur portant mention de ces différentes dates,
· soit par une attestation signée de l’ordonnateur portant la date à laquelle l’acte est exécutoire. »

Le comptable ne peut se faire juge de la légalité des décisions:
« pour apprécier la validité des créances, les comptables doivent exercer leur contrôle sur l’exactitude des calculs de liquidation et sur la production des justifications, ils n’ont pas le pouvoir de se faire juges de la légalité des décisions administratives ; que la question de savoir si un département peut prendre à sa charge une dépense au titre des compétences qui sont les siennes est une question de légalité qui ne relève pas du contrôle que doit exercer le comptable en vue du paiement »C.E. 30 juillet 2003.

Le contrôle que le citoyen exerce en application de l’article 14 de la Déclaration des Droits de l’Homme peut se faire en s’adressant tout à la fois au Maire (voir annexe 1), au trésorier payeur général (voir annexe 2) , et pour certains documents au Préfet (voir annexe 3). Passé un certain délai, d’ailleurs assez bref, certains de ces documents n’étant pas conservés en mairie ne sont plus consultables en originaux qu’en s’adressant à la Chambre régionale des comptes.


Guy Pécheu
(gpecheu@online.fr)






Annexe 1 : Lettre-type de demande de pièces justificatives dans le cas d’un marché public pris sur décision du maire (voir aussi sur ce point : fiche pratique No 67) :

« Madame ou Monsieur le Maire,

En application des dispositions de la loi No 78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d’amélioration des relations entre l’administration et le public, je vous remercie de bien vouloir me permettre de consulter sur place (ou, le cas échéant, m’adresser par mail) les documents suivants (..) [voir plus précisément sur la communication des documents administratifs : [fiche pratique No 11 ]]
:

  • votre décision de conclure le marché public de …
  • copie de la transmission en Préfecture de cette décision
  • copie de l’avis de réception émis par la Préfecture concernant la transmission de cette décision.
  • votre certificat concernant le caractère exécutoire de cette décision en application de l’article L 2131-1 du C.G.C.T.
  • copie du contrat conclu en application de cette décision
  • copie de la facture correspondante

Pour la bonne règle, je vous remercie de bien vouloir accuser réception de ma demande dans le délai d’un mois conformément à l’article 19 de la Loi du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations.
En cas de difficulté, je vous remercie de m’indiquer les coordonnées de la personne chargée d’instruire la présente demande[ voir article 4 de la loi précitée du [12 avril 2000 ]].
Dans l’attente, je vous prie de croire… » [dans la pratique, il semble que des préfectures tireraient argument de prétendues contradictions du Code Général des Collectivités et de prises de positions pour le moins hâtives des Ministres de l’Intérieur et de l’Economie, pour refuser purement et simplement d’accuser réception des décisions des maires qui leur sont transmises ce qui pose à l’évidence de nombreux problèmes particulièrement graves quant au caractère exécutoire des actes, et une question de principe de responsabilité de l’Etat : voir en ce sens la question écrite du 10 mai 2005 ci-jointe]]

Annexe 2 : Lettre-type de demande d’accès aux documents dans le cas d’un contrôle du citoyen ou d’un élu des dépenses publiques de la collectivité auprès du Trésorier Payeur Général
(voir plus largement sur la communication des documents administratifs : [fiche pratique No 11 et No 77 )

« Madame ou Monsieur le Trésorier Payeur Général,

En application des dispositions de la loi No 78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d’amélioration des relations entre l’administration et le public, je vous remercie de bien vouloir me permettre de consulter sur place les documents suivants (..) :

  • les mandatements et leurs annexes (factures) pour la période du mois de novembre 2005 concernant la Commune de ..
  • le cas échéant, les certificats du Maire concernant le caractère exécutoire des dépenses engagées en application de l’article L 2131-1 du C.G.C.T.

Pour la bonne règle, je vous remercie de bien vouloir accuser réception de ma demande dans le délai d’un mois conformément à l’article 19 de la Loi du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations. En cas de difficulté, je vous remercie de m’indiquer les coordonnées de la personne chargée d’instruire la présente demande[ voir article 4 de la loi précitée du [12 avril 2000 ]].
Dans l’attente, je vous prie de croire… »

Annexe 3 : Lettre-type de demande d’accès aux documents dans le cas d’un contrôle du citoyen ou d’un élu des dépenses publiques de la collectivité auprès du Préfet

« Madame ou Monsieur le Préfet,

En application des dispositions de la loi No 78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d’amélioration des relations entre l’administration et le public, je vous remercie de bien vouloir me permettre de consulter sur place les documents suivants (..) :

  • les décisions du Maire prises au titre de ses pouvoirs délégués pour la période du mois de mai 2005 concernant la Commune de ..
  • les transmissions de ces décisions par la Commune à la Préfecture
  • vos accusés de réception de ces transmissions

Pour la bonne règle, je vous remercie de bien vouloir accuser réception de ma demande dans le délai d’un mois conformément à l’article 19 de la Loi du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations. En cas de difficulté, je vous remercie de m’indiquer les coordonnées de la personne chargée d’instruire la présente demande[ voir article 4 de la loi précitée du [12 avril 2000 ]].
Dans l’attente, je vous prie de croire… »

Annexe 4

Annexe 5

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